Excelで作業する際、知っておくと随分仕事の能率が上がるＴｉｐｓや裏技。もちろん意外と知られていないExcelの基本的な使い方も合わせて紹介。
トップページ > パソコン活用 Excel Tips2008年06月01日
Excel2008 SP1 (Mac)
個人的に使いやすいのは、Win 2003 ＞ Mac 2008です。急ぐ時は2003で作業です。2007は、どこにあの機能がいったのか探すのに時間がかかります。
Win 2003や2007とMacの2008との互換性は、別物のソフトと理解した方がいいかと思います。完全な互換性はありません。VBに関しては、AppleScript に変換する必要があります。この変換に関しては、英語のページですが解説があります。
個人的には、わざわざ変換しなくてWindows環境で作業します。
不都合が多いと指摘が多かったMac版Excel2008。SP1が知らない内にリリースされていました。ダウンロードはこちら.
2008の問題点はQアンドAのページで報告されています。
Japanese(.dmg)を選択してください。
Windows版のOffice2007は、無料の2003と互換性のあるオープンオフィス（http://ja.openoffice.org/）対策で仕様を変更したと疑われていいようなもので、慣れが必要です。
まだOffice2003が主流だと思いますので、必要があればオプションで「ファイルの保存形式」を2007形式の『*.xlsx』,『*.docx』などでは無く 97-2003形式が良いかと。
また2003ユーザーは、2007対策で是非「 Word/Excel/PowerPoint 2007 ファイル形式用 Microsoft Office 互換機能パック」をダウンロードしてください。
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2006年04月06日
別シートに入力規則を設定する
Excelで入力間違いを防いだり、作業効率のために「入力規則」を設定する場合があります。
ただ同一シート内にこのような入力規則を設定すると、行や列を挿入削除していると、 せっかく設定した内容に不都合がおきる場合があります。
そこで、データ > 入力規則で設定する内容を別シートにしようが今回のテーマです。
通常データを入力するシートをSheet1とし、Sheet2に規則を設定します。
１）Sheet2に リストの値を入力。
２）入力したリスト部分をドラッグして選択。
３）選択している状態で、この部分に名前を付けます。
範囲に名前を付ける方法は、幾つかありますが一番簡単のは、上図で言えば、B１をクリックして、この範囲の名称を付けます。
４）Sheet1に戻って、入力規則を適用させたい部分をクリックしたり、ドラッグして範囲を決めて、データ >
入力規則をクリック。元の値の欄をクリックしてキーボードのF３を押します。
キーボードのF3(ファンクションキーのF3）を押すと３）で入力したものが表われますので、その部分を選択します。
いかがですか？
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2005年10月06日
Excel ワークシートの印刷が遅い
博多区の食品会社の方から
「Excelの印刷に時間がかかるんで、コダマさぁん どーか ならんね？」で、おおかた２つのパターンだろうなと予測していました。
１）ワークシートに外部参照を多用し、計算式が多い。
２）デジカメ画像を多く貼り付けしている。
で、今回の博多区の会社の場合、ワークシートにデジカメ画像を貼り付けして、パンフレット的な使いかたをしているものでした。
では、Ｅｘｃｅｌで実験をしてみてください。
デジカメ画像（最近は、画素数も高くなり400万画素以上も珍しくありません）を複数枚貼り付けしてください。
貼り付ける場合、原寸のピクセル（大きさ）で使用することはありませんので適当にサイズを小さくします。
この状態で、
ファイル＞Ｗｅｂページとして保存
ファイル名は、初期値では、Book1.htm です。
（今回は、この名称で保存します。本当は判りやすいようにファイル名は変更してください）
保存しますと、Book1.htmとBook1．filesという名称のフォルダができあがります。このBook1． filesの中にワークシートで使用している画像の大きいものと小さいものが入っています。
つまり見た目は小さくても、貼り付けた画像そのもののサイズは変わっていない事が入っている事になります。
以前使った写真で、もとのデジカメ画像が無くなった場合
Webページでして保存すると、Book1．
filesという名称のフォルダにある画像で簡単に再利用できます。
実際は、小さく見える画像でも大きい時と同じサイズですので、シートサイズは、５０M以上必要になり場合も、少なくありません。
■今回の対応策
- ExcelのPDF化（ファイルサイズが小さくなり、印刷速度が向上）
- 縮小した画像を貼り付ける（縮小専用がおすすめ）
- 画像のプロパティを調整する
画像のプロパティを調整する
貼り付けた画像をダブルクリック
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2005年08月15日
Excelのページ設定情報のコピー
特定のシートのページ設定を他のシートで流用する
ワークシートのページ設定（印刷の向き、拡大縮小、余白、ヘッダー・フッターなど）をした場合、他のワークシートでも流用できます。
一度設定したものを利用してExcelでの作業効率にご利用ください。
Sheet1は、ヘッダーとか印刷の向きやページの印刷位置を設定して、この情報をSheet2でも流用できるようにします。
■手順
- ページ設定ダイアログが表示していたら、一旦閉じてください。
- Sheet１で設定した印刷情報を複写したいSheet２のシート名をCtrlキーを押しながらクリックします。
- Sheet１とSheet2のシート名は、ともに白くなっている事（作業グループ化）を確認し、 Sheet１のシート名をクリックします。
- ファイル＞ページ設定をクリックして、 OKをクリックします。
- シート名（Sheet1、sheet2)どちらでもいいので、右クリックして 「作業グループの解除」を選択します。
おのおののシートを印刷プレビューで確認されると、ページ設定情報が複写しゃれていることが確認できます。
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スクロールバーの表示がおかしい
Excelファイルのダイエット
Excelは、表全体に対して見えている部分の位置を表すため、スクロールバーの表示は、 全体でどのくらいか分かるように長さがかわります。
表の大きさを変更すれば、全体として見えている部分も変わりスクロールバーも短くなるべきです。
そこで、一番下の方にあるセル「最後のセル」と認識されているセル位置を確認します。
（最後のセル：もっとも下の行と最も右の列の交点）
データは、削除したけどセルの書式変更など、何等かの設定の情報が残っているため、「最後のセル」
と認識されていて、すくルールバーの表示がおかしくなり、不必要にファイルサイズが大きくなります。
■最後のセルの検索方法
- 編集＞ジャンプで「ジャンプダイアログ」を表示し、 「セル選択」をクリック。
- 選択オプションで「最後のセル」をクリックして、OKをクリック。
■不要データの削除
- 「最後のセル」がら実際にデータが入力されている最終行の次の行までの行全体を選択し、 編集＞削除をクリックして、削除します。
- 同様に、 「最後のセル」 として認識されているセルの列から、 実際にデータが入力されている範囲の最終列の次の列までを削除します。
- 最後にファイル＞上書き保存 をクリックして、 ファイルを保存します。
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2005年08月14日
複数のシートを一度に修正
作業グループを設定して一度に複数シートの変更
雛形のシートを作成し、各月とか各事業所用にシートと複製する場合があります。しかし各シートにデータを入力していて、 後から作成したシートに不都合が見つかる場合があります。
各シートを個々に修正する必要がある場合、シート数分 同じような修正作業を繰り返さないといけませんので大変です。
そこで変更するシート名をCtrlキーを押しながらクリックしていき、作業グループにします。
Cｔｒｌキー以外に初めのシート名を選択しShiftキーを押しながら最後のシート名をクリックして連続して作業グループにすることも可能です。
この作業グループにすると、特定のシートの変更が、選択したシートに全て反映されます。
ただ、この作業グループでシートを変更する内容が終われば、必ずシート名の部分で作業グループの解除をおこなってください。 ついうっかりあるシートの内容を変更するだけでよかったのが、全て変更になってしまいます。
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ドラッグでブック移動
シート名でドラッグして別ブックにコピー、移動
シート名をクリックしたままドラッグすると別のブックにシート全体を移動できます。
CTRLキーを押しながらだと別のブックにシート全体がコピーとなります。新しい表を作成する際、
別のファイルのシートが必要な場合、部分的にコピーするのではなくシート全体をそのままもっていきます。
■ドラッグするだけで新しいシート（ブック）を作成
Excelファイルの特定のシートのみ配布したい場合があります。そんな場合、便利な技がグレー部分へのドラックです。
この技が無いと配布したいシートを含むファイルで、不要なシートを削除しなくてはなりません。
シート名をクリックしたままグレー部分にもっていくと、新しいブックができます。この場合、元のブックには、
移動になるますので無くなります。複写する場合は、Cｔｒｌキーを押しながらおこなってください。
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別シートへセルをドラッグで移動
ALTキーで別シートのセルをドラッグ
セルの枠線をクリックしながら、任意の場所へ移動は、便利な機能です。しかし別シートに移動させようとシート名にもっていっても、 下へ下へスクロールして、別のシートへ移動ができません。
別のシートへ移動するには、ALTキーを押しながらシート名へ移動すると任意の別のシートへドラッグが可能になります。
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Excelに貼り付けた画像の再利用
Excelに貼り付けた画像の一括再利用
Excelに貼り付けられた画像をファイルとして単独に保存する場合、画像を選んでコピーをクリックして、ペイントで貼り付けし、
保存します。
同じような要領でPhotoshopに貼り付けすると、画像が劣化します。
ほとんど使用頻度が少なくペイントを利用する。また複数の画像が貼り付けされている場合、
枚数分ペイントで同じ作業をおこなわなくてはならなく、いささか不便です。
そこで、この画像が貼り付けられたExcelファイルを一度
ファイル＞Webページとして保存 で保存します。
Excelに貼られた画像は、その「ファイル名.files」というフォルダで保存されていますので、
そのフォルダの中の画像を再利用してください。
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Excelファイルは、突然壊れます
Excel のファイルが壊れて開くことができなくなることがあります。
バックアップはこまめにする必要はあります。フロッピーディスクにデータを保存している場合、ついほんのわずかの差ですが、
FDを抜き取りすると壊れる可能性が高いです。
もし万が一大切なファイルが開かなくなったら、
- 別のバージョンのExceｌで開いてみる
- Word や Access で Excel ファイルを開いてみる。
- Excel のセルに ='C:\My Documents\[Book1.xls]Sheet1'!A1 という数式を入力してみる。
たとえ復旧してもレイアウトがゴチャゴチャになっている場合もあります。
マイクロソフト サポートオンライン
[XL2003] ファイルにアクセスできなくなった場合の原因と対策
http://support.microsoft.com/kb/411636
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Excel は起動しますが、ファイルは開かない
それは、Excelの仕様みたいです？
ファイル名またはフォルダ名に全角のダブルクォーテーション (“) が含まれていると
Excelは起動するんですけど、ファイルが表示できません。
ファイル名にダブルクォーテーション (“) がないか確認してください。
また、すこし関連して内容ですが、
Excelファイルをダブルクリックすると、普通はExcelが起動してファイルを開くのですが
いつもと違い開くことができなくなる場合があります。
■対応
ツール＞オプションの全般 タブをクリックし、[ほかのアプリケーションを無視する]にチェックが入っている場合は、チェックを外します。
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このブックには更新できないリンクが 1 つ以上含まれています
一つのワークシートに色々他からコピーぺーストして表を作り上げていくと、何らかの拍子に「このブックには更新できないリンクが 1
つ以上含まれています」のエラーメッセージが表示される場合があります。
貼り付けする際、リンク貼り付けをしていて、関連ファイルを移動・
削除してファイルに設定されているリンク元の情報が正しくない場合に表示される可能性があります。
リンクの編集は、編集＞リンクの設定で修正できます。
リンク元の変更、またはリンクの削除をおこない参照関係を修正してください。
マイクロソフト サポートオンライン
ファイルを開く際に、 "このブックには更新できないリンクが 1 つ以上含まれています。"
エラーが表示される場合の対処方法
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BackspaceやDelteを押しすぎないために
Ctrl+Deleteで一発不要部分の削除
セルに入力した内容を修正するため、
BackｓpaceやDeleteをつい押しすぎる事がありませんせか。
不要な部分がワンタッチで削除できる技があります。
削除した文字の先頭をCtrlを押しながらDeleteをポンとおしてみてください。
いががですか？ついつい押し過ぎる事がなくなります。
ただALT＋Backspaceは無い様です。
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ExcelとOutlookの連携
受信メールをExcelで管理
Weｂフォームを経由してOutlook Express でアンケートなどの定型のメールを受信するケースがあります。
その場合Outlook Express で個々にメールとして管理するよりExcelを利用して一括管理した方が、効率もいいです。
今回DoteConvとあわせ技となります。
１）メールの処理方法
「Ｏｕｔｌｏｏｋ Ｅｘｐｒｅｓｓ 5のＤＢＸファイルから」を選択。
２）メールの場所
Outlook Express のメールの保存先は、受信トレイを右クリックしてプロパティで表示されます。
「このフォルダは次のファイルに保存されています。」に表示されている部分をドラッグして右クリックでコピーを選択してください。
これをDoteconvのメールの場所にペーストします。
追加のボタンを押して、パラメータ文字へ受信している定型メールの項目名を入力します。基本的には、 必要事項の項目を繰り返し作成して後は、「変換」ボタンをクリックするとCSVファイルができますので、 Excelで分析することになります。
■受信メールの例
氏名＝福岡たろう
住所＝福岡市まるまる
コメント＝コメントがいっぱいかいてあります。途中に改行もある場合もあります。
-------------------
「氏名＝」,「住所＝」 をパラメータ文字にします。メールからコピーした方が失敗が少ないです。パラメータ設定で高度（２）タブで 「前後の空白を削除するにチェック」を入れます。
この氏名住所は、１行で済みますが、コメントの場合複数行の場合がありますので、
行数を複数行にしてください。
高度では、「前後の空白を削除する」「改行コードを削除する」にチェックマークを入れて、「終了文字」
に受信したメールのコメント部分の次にあたる内容を指定してください。今回の場合「----」が該当します。
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グラフで1部の項目だけ書式を変更
ゆっくりダブルクリック（かなりゆっくり）
一部のみ色を変えて、強調させてたり、値を表示することが出来ます。通常クリックしただけでは、項目全体を選択してしまいますので、
かなりゆっくり変更したい項目をダブルクリック（正しい言い方は、２回間隔をあけてクリック）。
個別に選択対象を指定できますので右クリックでデータ要素の書式設定を選んでください。
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文字データの結合
文字と文字を連結させるには、＆の利用
G44は、福岡県。H44は福岡市。
この場合、＝G44+H４４とするとエラーになりますので、＝G44＆H44という式にすれば文字列の結合ができます。
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マウスを使わずシートを切り替える
Crtl＋PageUp、Crtl＋PageDownでマウスに手をやり、シート名をクリックして表示を変更しなくてもいいです。
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複数のブックを一度に開き作業を再開する
複数のブックを開いて作業することがある場合、後日再度必要なブックを開くのは効率的ではありません。 現在の状態を次回も開けるとExcelの作業効率があがります。
ファイルをクリックして「作業状態の保存」で保存してください。
保存したファイルの拡張子は、「.xls 」でなく「.xlw 」となります。
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番地を入力する
「2-6-12」のような番地を入力すると「2002/6/12」のように表示されます。これはハイフンがあると「日付」 と認識するためです。
１ヶ所だけであれば、「’2-6-12」のようにはじめにカンマを入れて入力すれば、日付じゃなく住所として表示してくれます。
表を作成する場合、特定の列に地番を入力すると思いますので
書式＞セルの「セルの書式設定」の表示形式を事前に表示形式を文字列にしてください。
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ワークシート内にシート名称を表示
CELL関数の利用
=CELL("filename")
一度保存しないといけませんが、この関数を利用するとシートを管理する上有効な情報を表示できます。
■シート名と連動したものをワークシート内に表示
=RIGHT(CELL("filename"),LEN(CELL("filename"))-FIND("]",CELL("filename")))
上記の関数をシート名を表示したい部分に貼り付けをしてください。
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Excelカメラ（Shiftキーを押しながら編集）
Excelカメラ（Shiftキーを押しながら編集）の活用
Excelを使ってWordの代わりに文書作成をする場合もよくあります。失敗の無いExcelでの文書作成術のポイントは、
はじめに表を作り、文章を追加していくと、うまく出来ます。
セルのサイズを変更して方眼紙のようにして作成される場合もありますが、後でセルの結合を多用しないといけない場合もあります。
はじめから作成するなら問題も少ないですが、別のシートを貼り付けしたいケースがあります。単純び「コピー」して「貼り付け」 をすると列幅が違い場合がほとんどでレイアウトが崩れてしまいます。
■カメラ（Shiftキーを押しながら編集＞図のコピー、Shiftキーを押しながら編集＞図の貼り付け）
の活用
※機能が若干違います
Excelにはカメラがあります？
表示＞ツールバー＞ユーザー設定（ツールバーで右クリックでも表示できます）
コマンドタブをクリックして分類の中の「ツール」をクリックして右側のコマンドの一覧からカメラをツールバーへドラックしてください。
うまくこのようにツールバーに配置できましたか？
このカメラは、Shiftキーを押しながら編集をクリックすると、普通に編集をクリックした時の「コピー」というコマンドが「図のコピー」
と表示が変わります。
これと同じ機能です。
この機能を使い、作成した表を図としてコピーして、レイアウトが崩れないように貼り付けが可能になります。
※シートの枠線までコピーされるので、事前に枠線は非表示にする。
■ツールバーのカメラの利用
コピーしたい範囲を事前に選択して「カメラ」
を１度クリックして、貼り付けしたい部分をクリックするだけで完了です。しかも複写元のデータを変更すると貼り付けした表も変わります。
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セルを結合しなくて選択範囲内で中央揃え
セルを結合してレイアウトを整える事は、よく利用されるExcelの機能のひとつです。しかしこのセルの結合をすることで、 データベース的な使い方などで不都合が起き、一旦セルの結合を解除しなくてはならないケースがでてきます。
実は、セルを結合しなくても、特定の範囲内で中央揃えをすることが可能です。
見た目は、セルを結合して中央揃えとまったく同じです。
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表の一部を検索する
並び替えた一部の範囲から特定のキーワードを検索したい場合があります。そんな場合、あらかじめ調べたい範囲をドラッグしておいて、 編集＞検索をおこないます。
Excel XP以降は、「すべて検索」をクリックすると、検索結果が一覧で表示され、クリックすると該当するセルが選択されます。
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セルをグリッドがわりに図形を描く
ALTでセルに吸着
セルをクリッド代わりに図形を書く場合、Shiftキーの利用は、正四角形や正円。また縦横比を均等に拡大縮小する場合・ 平行移動する場合によく利用される機能です。
ここでALTキーを使って図形を作成したり、移動拡大したりする場合、セルに吸着します。直線などを引く場合もピタッとセルに吸着し、 きれいな図が作成できます。
また同じ図形を連続して作成する場合は、その図形を現すアイコンをダブルクリックすると、可能になります。 この連続描画のモードを解除するには、ESCを一度押せば終了します。
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○（丸）に21とか22の字を作る
日本語IMEで??から??までは、マルの中に数字が入るのが使えますが、21以上の数字を簡単に作成する方法があります。
- オートシェイプでShiftキーを押しながら丸を作成。Shiftキー
を押しながら作成すると正円になります。ここでの丸の大きさは、任意でいいです。
入力したい文字より大きくても小さくてもいいでが、大きめの円の方が作業はしやすいです。
ここで半角で数字を入力するする場合、余分な改行は入力しないように注意。 - 作成した円のところで右クリックして「テキストの追加」を選択して、数字を入力。
- 再度右クリックして、「オートシェイプの書式設定」を選択します。
- オートシェイプの書式設定の配置タブで、文字の配置で横、縦ともに中央揃えにします。
- この丸に数字を入れる一番のポイントは、自動サイズ調整にチェックを入れる事です。 文字の大きさに応じて丸が自動的にサイズ変更になります。
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2005年08月13日
CTRL押しながらのセル複数選択のやり直し
うっかり間違えてセルを選択した場合の対応
CTRLを押しながら複数選択をし、
一気に書式を変更したり、
また選択した複数のセルに数値や文字を入力してCTRLキーを押しながらEnterを押すと、
選択している部分を一気にセル内容（書式）を変更できます。
※CTRL＋Enter：選択しているセルの内容に一気に入力・修正ができる。
これはExcelで作業する上で非常に作業効率を上げれる事ができます。
ところで、この複数のセルをCRTLキーで次々選択範囲に追加する作業ですが、 たまに間違ったセルを選択する場合があります。しかもあと少しで選択する場所が終わりそうな場合が多いです。
実は、はじめからやり直さなくても選択範囲の変更は可能です。ただし馴れが必要です。
練習です。はじめに黄色いセルCRTLキーを押しながら右上から順にクリックして選択してください。
ここで正しくは、右端のAは、選択ミスでオレンジ色のBを選択すべき状態だとします。
１）選択しているセルの右端の黄色いセルAでShiftを押しながら上矢印を２回
２）Shiftを押しながら左矢印「を１回
３）Ctrlを押しながら「る」を２回（ピリオドです）
４）Shiftを押しながら上矢印を２回
5）Shiftを押しながら左矢印を１回
いかがですか？ うまく左の３つの黄色のセルとオレンジ色のセルが選択できましたか？
なれない間は、はじめから選択した方が早いかもしれませんが、練習している内に色々なケースで利用できるようになりますよ。
Shift+矢印：選択範囲の大きさを変更します。
Cｔｒｌ+ . (ピリオド）：アクティブセルを選択範囲内の四隅に移動するキーです。
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ワークシートの枠線のワンタッチで表示・非表示
グリッドボタンで枠線の表示・非表示を制御する
ワークシートの枠線を簡単に非表示・表示を切り替える事ができると、罫線をどのように作ったが確認も容易です。 いちいちプレビューしなくてもいいです。
一般的には、ツール＞オプションの表示タブで下の方にある枠線のチェックを外せば、ワークシートの枠線は非表示・ 表示は制御できますが、作っている表の罫線状態をチェックする意味では、いささか面倒です。
１）表示＞ツールバーでフォームにチェックを入れます。
２）
フォームのクリッドをALTキーを押しながら、ツールバーの希望する場所へドラッグします。
３）このドラッグしたアイコンをクリックするたびに枠線が非表示・表示になります。
このグリッド表示・非表示のアイコンが不要になった場合 、 このクリッドアイコンをALTキーを押しながらワークシートへドラッグすると削除できます。
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ハイパーリンクの一括削除
メールアドレスやホームページのアドレスを入力すると、勝手に「ハイパーリンク」 が設定され不用意にセルをクリックしたりした場合やアドレスの変更が不便です。
ハイパーリンクは、右クリックで個別に修正やハイパーリンクの設定を削除できますが、一括で消す便利な方法があります。
■個別に消す方法
メールアドレスやホームページのアドレスを入力してすぐにCtrl+Zを押す。
ハイパーリンクが解除されます。
■事前に設定ないようにする
ツール＞オートコレクトで
「入力フォーマットとネットワークのアドレスをハイパーリンクに変更する」のチェックを外します。
■入力済みのハイパーリンクの一括削除
一度にハイパーリンクを削除するには、
編集＞形式を選択して貼り付けを使用します。
- 何も入力されいていない空白の入力されていないセルに任意の数字を入力。１でも２でもいいです。
- 入力した数字をコピーして、ハイパーリンクを削除したい部分をドラッグします。
- 編集＞形式を選択して貼り付け で演算部分で乗算にチェックをいれOKをクリックします。
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勤務時間×金額の計算
Excelでは、数値や金額の計算だけでなく、日付や時刻の計算もできますがちょっとした注意が必要です。
■時間データは２４倍する
=退社時間??出社時間という式で、出社時間に「9：00」、退社時間「17：00」と入力した場合、表示結果は正しく「8：00」
と表示されますが、これに例えば時給金額を掛けると、おかしな金額になります。
時間データ（シリアル値）と数値を計算する場合、時間データを24倍して計算すると正しい表示になります。
＝（退社時間??出社時間）＊24＊時給単価
■24時間以上の表示：[h]:m
勤務時間などの月の合計（SUM関数）を表示する場合、24時間になり通常のセルの書式では勤務時間の合計が正しく表示されません。
このため24時間以上表示するためセルの書式の時間を表すhを半角の[]で囲みます。
時、分も半角の[]で囲めば60時間、60秒以上の表示になります。
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マウスでセル操作
マウスとShiftキーやCtrlキーを合わせて使用して効率化
移動：
移動いたいセルの枠をクリックしたまま、移動先までドラック。移動先が空白でない場合、ダイアログにて確認画面がでます。
また別シートへ移動したい場合、ALTキーを押しながら、シート名にカーソルをもっていくと、シートの切り替えができます。
コピー：
基本は移動と同じですが、CRTLキーを押しながら複写先までドラック。
挿入：
挿入したいセルの枠をクリックしながら、ドラックする時SHFITキーを押しながら、挿入先でマウスを先に放すことです。
列や行全体も挿入することができます。マウスを使い並び換えができることにもなります。
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2005年08月12日
セル内の任意位置での改行
セルの任意の位置で改行して項目に意味を持たせたい
入力したデータを任意の位置で改行したい場合があります。そんな場合改行したい部分をダブルクリックしてALT+Enterです。 このセル内の改行を削除したい場合、改行位置でDeleteキーを押します。
このセル内改行をおこなった部分の書式は、文字の制御で「折り返して全体を表示する」にチェックがついていますので、 まとめてセル内改行を削除する場合、セルの書式設定でこのチェックマークを外せばいいです。
このセル内改行は、編集＞置換 にて一度に削除することができます。ただこれは少しクセがありますので注意してください。
ポイントは、検索する文字列の欄で、１度だけ Ctrl+Jと入力します。かならず１度だけです。目で確認できませんので、 １度だけが怪しい場合、BackSpaceを数回押して、再度Ctrl+Jを入力してください。置換後の文字列は、空白のままでいいです。 「すべて置換」をクリックすると、セル内改行が一気に削除できます。
セル内改行がうまく消せない場合、検索する文字列に何か残っている可能性が高いですので、BackSpaceを数回押して、 再度Ctrl+Jを入力してください。
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ドロップダウンリストで入力の効率化
ALT+下矢印（右クリックでドロップダウンリストから選択）で楽々入力
■Cｔｒｌ+D（選択しているセルの真上の内容のコピー）
表にデータを入力する際、
項目によっては直前の値と同じものが多くCtrl+Dで選択しているセルの一個上のデータを複写することで、
入力の手間が省けます。
項目の値を正確なものにするため、
デー タ＞入力規則にてあらかじめ使う項目を事前に準備する方法があります。
ただ事前に入力する項目がリストから選択（予測）できない場合、
入力するセルでALT+下矢印を押すと同じ列で以前に入力したものを候補から選択できます。
またExcel2003などでは、
右クリックでドロップダウンリストから選択をクリックするとALT+下矢印と同じ結果が得られます。
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計算式のある部分の計算結果を確認
「F9」で計算式の特定部分の結果を確認する。
式の検算や、計算結果の一部を確認したい場合があります。
調べたいセルをクリックして（例では赤い部分のSUM(A1:A3))してF9を押します。普通F9は、
シートの計算方法を手動にしている場合の計算結果を更新するものですが、今回のように数式バーに特定の数式をドラックしている状態だと、
その計算式の答えを得るモードに変わります。
通常モードに戻るには、ESCキーを押します。
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選択した範囲の合計や平均などを表示させる
オートカルクの利用
わざわざ計算式を設定しなくても、オートカルクを利用すると、選択した範囲の平均、個数、最大値、 合計を求めることができます。このオートカルクは、Excelの右下にあります。何も選択していないと非表示ですが、 調べるセルを選択すると下部に表示されるようになります。
計算方法を変更する場合、計算結果が表示されいる部分を右クリックすると変更することができます。
初期は、合計が表示されるようになっています。
※データの個数は、文字列と数値を合わせた合計の個数。数値の個数とは、数値データのみの個数。
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2005年08月11日
頭ゼロの挿入
数字で1と入力して、001と表示させたい場合があります。
書式＞セル セルの書式ダイアログを表示して表示形式タブで分類でユーザー定義をクリックして、種類の欄に000（必要な桁数のゼロ） を入力する。
セルに入力する際に、’を入力して001と入力。これは、 書式＞セル セルの書式ダイアログを表示して表示形式タブで分類で文字列を選択する事と同じです。
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関数・計算式のはじめにイコールを使わない
ExcelのLotus1-2-3互換機能で＝は+に代用できる。テンキーの+の活用
通常、式を入力する場合
はじめにイコールを入力します。このイコールはShiftキーを押しながらしないと入力できません。
ノートパソコンでは、キーボードの配置上メリットはありませんが、ディスクトップのフルキーボードならテンキーがついていますので
「＋」が１-２-3互換機能として＝の代わりになります。
入力楽じゃありませんか？
例）
- =sum(A1:B10)は、+sum(A1:B10)と同じ意味になります。
- =10+250+A3は、+10+250+A3と同じです。
つまり、数字をテンキーから入力する場合、テンキーの「+キー」で「＝キー」 を代用して手の動きを最小にして入力できることになります。
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郵便番号の一括変換
住所から郵便番号、郵便番号から住所の一括変換
Microsoft純正のExcel アドイン:
郵便番号変換ウィザード
http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=6F6AF8EF-B9DD-4E21-9E63-AF4A0FF4E7CE&displaylang=ja
便利なツールですのでご利用ください。
郵便番号変換ウィザード
- Excel を起動します。
- [ツール] メニューの [アドイン] をクリック。
- [郵便番号変換ウィザード] チェック ボックスをオンにして OK をクリック。
Excelを起動して[ツール] メニューの [ウィザード] をポイントし、[郵便番号変換] をクリックすると、 郵便番号変換ウィザードが起動します。
操作方法は、郵便番号から住所を生成するか、逆に住所から郵便番号を生成するかを選択し指示に従うだけです。
: 2005年08月11日 | コメント (0) | トラックバック
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Ctrl+C+Cのススメ
Ctrl+C+Cの活用
コピー Ctrl+C や貼り付け Ctrl＋Vは、
通常業務で利用されていると思います。
ここで意外と便利なCtrｌ+C+C（Ctrlキーを押しながらCを２回続けて押す）。
特にOfficeXP以降の場合、Officeクリップボードに内容が表示されますので確認しやすいです。
- コピーしたいセルをCtrｌ+C+C。
- OfficeXP以降では、右側にクリップボードが表示されます。
- ２個目以降コピーしたいセルでCtrl+C。・・・
- 一通りクリップボードにコピーが終われば、 貼り付けしたいセルをクリックしてOfficeクリップボードのコピーした内容をクリックして貼り付けをします。
: 2005年08月11日 | コメント (0) | トラックバック
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曜日簡単表示
月の予定表で曜日を月に応じて自動的に表示させる
よく使うDate関数：=date(年,月,日）
赤い枠で囲んだE5の計算式は、和暦を利用していますので=DATE(B2+88,C2,D2)です。
このままでは、左横の日付を表示するだけですが、書式>セルの表示形式タブのユーザー定義でaaaと指定すると「月」と表示します。
表示形式でaaa 月,aaaaで月曜日になります。
他にはgでH、ggで平,gggで平成。
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Ｅｘｃｅｌが遅くなった
セーフモードでExcel起動
計算式が非常に多く、大きな表の場合、Excelの動きが緩慢になりますので、
ツール＞オプションで計算方法タブで手動にします。
計算結果を確認したい場合、ファンクションキーの「Ｆ9」を押してください。
初期状態でExcelが不安定・妙に遅い場合、 ヘルプ＞アプリケーションの自動修復をおこなっても、 改善されない事があります。勿論Excelを再インストールしても同じ場合があります。（この事例は、特にWord2000であります）
OSを再インストールという非常に無駄な作業をされている例もありますのでセーフモードでの起動で試してください。
※ここで話しているセーフモードとは、OSのセーフモードでは無く
WordやExcel単体のセーフモードを示しています。
■セーフモードでの起動法
ExcelやWordのアイコンをクリックして、
すぐにCtrlキーを押し続けます。最近のパソコンは性能いいですので事前にCtrlキーを押す準備をしておかないと、
失敗する場合があります。
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